本記事の内容
・フォルダ整理をするメリット
・フォルダ整理の手順
・フォルダ整理で気をつけること
筆者の実績
本記事を読んで、仕事効率アップのためのフォルダ整理方法を身につけましょう。
フォルダ整理をするメリット
情報を整理できる
フォルダ整理をすることで情報を分かりやすくまとめる事ができます。
・いつのデータなのか
・何のデータなのか
・必要なデータなのか
このようなことがフォルダ内で分かりやすくされているので、情報がまとめられていて仕事もスムーズに進むようになります。
何がどこにあるのか一目でわかる
フォルダ内が整理されていれば、欲しいファイルがどこにあるのか一目でわかるようになります。
何がどこにあるのかわかれば、資料を探す手間が省け無駄な時間が減り作業効率が上がります。
特に会社のフォルダはあなた以外の社員も目を通します。
業務に関わっていない社員でも分かるようにしておかなければいけません。
PCが重くならない
いつも使っているPCが、「最近なんか動きが重いなぁ」なんて事がありませんか？
それはHDDの容量が多くなっているからかもしれません。定期的にフォルダ整理することで、PCが重くなるのを防げます。
フォルダにファイルを突っ込みっぱなしだと、データ容量が増えていく一方なのでPCが重たくなります。
なので、定期的に要るファイル要らないファイルを取捨選択しデータ量が増えないよう注意しましょう。
フォルダ整理の手順
ファイルの取捨選択
まずは要るファイルと要らないファイルの取捨選択をしましょう。
理由は、要らないファイルがあるとミスの元になるから。
要らないファイルも一緒に置いておくと、間違えてそのファイルを使って業務を進めた場合大きな手戻りになります。
それに、先方に資料を送るときに間違った送るなんて可能性もあります。
なので、そのようなミスが発生しないためにも、
・要らないファイルは削除する
・不要フォルダを作り要らないファイルは入れておく
等データの取捨選択は怠らないようにすべきです。
それに先ほども述べましたが不要なデータが増えるとPCが重たくなってしまうという点でも重要です。
テーマ毎にフォルダ分けする
データの取捨選択が終わったら、次にそのファイルをテーマ毎にフォルダ分けしましょう。
ひとつのフォルダに複数のテーマのファイルが混ざっていると、見た目が悪いし使い辛いので。
例えば
01_契約関係
02_打ち合わせ記録
03_貸与資料
04_ISO
05_写真
こんな感じでテーマされていれば分かりやすいですよね。
メインの下にサブフォルダを作る
次に各テーマのフォルダ毎にサブフォルダを作りましょう。
理由は、いつの何のファイルか分かるようにするためです。
具体的には、「日程毎」や「五十音順」等分ける基準を統一するといいです。
02_打ち合わせ記録
20230402_第1回打ち合わせ
20230410_第2回打ち合わせ
20230415_第3回打ち合わせ
サブフォルダにファイルを格納する
最後に必要なファイルを書くフォルダに格納しましょう。
注意するべき点は、間違ったフォルダにファイルを入れないことです。
あとでどこに行ったか探す羽目になるので気をつけましょう。
フォルダ整理で気をつけること
その日のうちに名前をつける
ファイルの名前はその日のうちにつけましょう。
その日のうちに名前をつけないと、後で見たときに何のデータか分からなくなるからです。
なので、めんどくさくてもその日のうちにつけておくのがオススメです。
特に写真は枚数が多く似たようなものもたくさんあるので分かるうちに名前はつけておくといいですよ。
名前はシンプルでわかりやすく
ファイル名はシンプルで分かりやすいものにしましょう。
理由は名前がシンプルだと何のファイルかすぐに判断できるからです。
名前が長く何のファイルか分かり辛い場合、一度中身を見て確認するのはかなりの手間です。
自分だけしか見ないのならいいですが、職場では他の社員も見るのでなるべく分かりやすい名前をつけましょう。
日付をファイル名の最初に付ける
ファイル名の最初に日付を入れるとなお良いです。
日付順に並ぶし、ファイルを探すときも見つけやすくなるので。
日付がないといつ作ったデータかわからないし、時系列も曖昧になってしまうのでミスの元になります。
なので、ファイルの頭には必ず日付を入れるようにしましょう。
ルールを統一する
フォルダ構成、名前の付け方等ルールを統一しましょう。
理由は、職場のみんなが見るものだから。
あらかじめルールを決めておけばファイルの整理もしやすいし、中身の確認も時間が要りません。
なので、それぞれのやり方があると思いますが、みんなで話し合ってひとつの形を作るといいです。
重複を避ける
名前の重複は避けましょう。
名前を重複することで、間違ってデータを上書きしてしまう事があります。
そのような場合忠告が出ますが、勢い余って「はい」を押してしまうと元には戻せません。
なので、名前をつけるときは慎重にやりましょう。
バックアップをとっておく等の対策をしておけば、間違えた時でも何とかなりますよ。
まとめ
職場のデータは社員みんなが使うものです。
誰が見ても分かりやすいフォルダ整理を心がけましょう。
