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電話対応が苦手でいつも悩んでいる人へ【克服方法を紹介します】

うち
こんにちは。うち(@uchi_0121_)です。

 

仕事での電話対応が苦手です。相手の顔は見えないし、変に緊張して話したいことがうまく伝えられません。どうすればいいでしょうか
男性

 

うち
その疑問にお答えします。

 

本記事の内容

 

・電話対応が苦手な人がすべき対策
・自分が落ち着いて喋れる状況を作るのが大事
・どうしても嫌なら電話対応を最低限にしよう

 

筆者の実績

 

・社会人歴:8年
・転職経験:1回

 

本記事を読むことで、落ち着いて電話対応ができるようになります。

 

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電話対応が苦手な人がすべき対策

台本作成をしよう

 

電話をかける前に台本作成をしましょう。

 

それは

 

・言いたいことをしっかり伝える
・話したい内容を確認する

 

ためです。

 

電話が苦手な人って、緊張して言いたいことがうまく言えなかったり、内容が飛んだりします。

 

手元に台本があれば、緊張しても問題ないですよね。

 

なので事前に台本を作るようにしましょう。

 

手元には紙とペンを置いておく

 

電話の際は紙とペンを近くに置くようにしましょう。

 

電話の内容を忘れないようにするためです。

 

電話をしていると

 

・伝言を頼まれる
・電話番号等の数字を覚える

 

場面がよくあります。

 

これらのことは頭だけで覚えるのは難しいです。

 

なので電話中はメモを取るようにしましょう。

 

作業の抜け漏れや、伝達忘れが減りますよ。

 

はっきりと喋る

 

電話でははっきりと喋ること。

 

はっきり喋らないと相手に何を言っているのが伝わりません。

 

・緊張
・自信がない

 

等で、声が小さくなることがよくあります。

 

私もそうです。

 

ですが、電話は相手に内容が伝わらないと意味がありません。

 

なのではっきりとした声で喋るようにしましょう。

 

ゆっくり喋る

 

相手がストレスなく話を聞けるように、ゆっくりと喋りましょう。

 

早口だと聞き取れないし、メモも取れないので。

 

緊張すると早口になることがよくあります。

 

なので意識してゆっくりと話すようにしましょう。

 

相手の言うことをしっかりと聞く

 

電話相手の話をよく聞くように意識しましょう。

 

電話で話をするのはあなただけだはありません。

 

もちろん電話相手にも伝えたいことはあります。

 

でも、電話が苦手な人は自分の話を優先してしまいがち。

 

自分が話すことばかりに意識がいくので、結果として相手の話に集中できません。

 

後で「なんて言ってたっけ」ってなることもよくあります。

 

なので相手の話も聞くように意識を向けましょう。

 

朝一と就業前は避ける

 

電話をかけるタイミングは、朝一と就業前を避けましょう。

 

朝一は仕事の準備で忙しかったり、就業前は片付け帰る準備等しています。

 

このような時間に電話をされても、相手もしっかりと対応できません。

 

むしろ不快に思わせてしまいます。

 

なので忙しい時間帯は避けるようにしましょう。

 

電話を切るのは3秒空けてから

 

電話を切るのは、話が終わってから3秒程度空けるのが良いです。

 

なぜなら相手に良い印象を与えるから。

 

例えば、電話が終わると同時に切られると

 

・急いでいる
・怒っている

 

等のマイナスの印象を与えます。

 

ちょっとしたことですが、こういうことで印象が変わり、信頼関係も上がります。

 

なので電話を切るときは少し間隔を空けてからにしましょう。

 

とにかく電話対応して慣れる

 

苦手なことは慣れることで克服できます。

 

とにかくたくさん電話対応するようにしましょう。

 

・電話がかかってきたら積極的に取る
・お客さまには自分からかける

 

そうしていれば次第に慣れるし、コツも掴めるでしょう。

 

なのでとにかく電話対応することをオススメします。

 

自分が落ち着いて喋れる状況を作るのが大事

 

心を落ち着かせる

 

電話の前に心を落ち着かせるようにしましょう。

 

緊張すると

 

・呼吸が浅くなる
・手汗がたくさんです
・頭が真っ白になる

 

このようなことがよくあります。

 

電話どころではありませんよね。

 

なので電話の前に、言いたいことを確認したり深呼吸して、なるべく心を落ち着かせましょう。

 

電話は静かな状況で行おう

 

電話が苦手な間は、静かな状況でかけるようにしましょう。

 

周りがうるさいと、どうしても電話に集中できません。

 

意外と職場って色々な音や声があってうるさいですからね。

 

なので自分が集中できる静かな状況で電話するようにしましょう。

 

普段職場の電話(子機)で対応している場合は、集中できる場所に移動して携帯電話でかけるのもオススメです。

 

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どうしても嫌なら電話対応を最低限にしよう

 

電話対応が得意な人に任せる

 

苦手なら敢えてやらないのも一つの手です。

 

電話が得意な人はたくさんいるし、不安にかられる必要もなくなります。

 

なので

 

・電話がかかってきても取らない
・周りの人にお願いする

 

等して、なるべくあなたが電話対応しないようにしましょう。

 

自分の担当業務だけは電話対応をする

 

ただし、あなたが担当している仕事は自分で電話をかけましょう。

 

担当者(責任者)だし、あなたがその業務のことを1番知っているので。

 

それに、電話対応が担当者じゃなかったら相手も不審に思います。

 

なので担当する仕事は自分で電話をかけましょう。

 

まとめ

 

電話対応で大事なのは落ち着くことです。

 

焦らずに対応すれば何事もなく終わります。

 

今回紹介したことを駆使しつつ、自分なりのやり方を身につけましょう。

 

終わり。

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