本記事の内容
・仕事でミスが多い人が今すぐできる対策
・日頃から失敗しないための行動をしている
筆者の実績
・社会人歴8年
本記事を読むことで、仕事ができる自分をイメージできます。
1、仕事でミスが多い人が今すぐできる対策
あなたは
「また表の数字が違っていたー」
「先方にメールをするのを忘れてた」
等のケアレスミスをよくしていませんか？
仕事にミスはつきものですが、できるならこういったケアレスミスは減らしたいですよね。
ミスは事前の準備さえしっかりしていれば格段に減らせます。
ミスをしないためにできる対策は次の8つが挙げられます。
・ミーティングで情報共有
・知識をつける
・頭の中でシミュレーションをする
・バランスの良い作業分担
・確認作業を入念に行う
・余裕を持った計画作り
・深呼吸をする
・類似業務を参考にする
・メモをとる
一つずつ解説していきます。
ミーティングで情報共有
ミーティングをして関係者全員に情報共有しましょう。
情報共有を行うことで、周りの人の行動がわかるようになります。
・誰が何をするのか
・今どういう状況なのか
・気を付けないといけない点はどこか
・何をいつまでにしないといけないのか
エクセル等で、1週間の予定表を作り、こういったことをまとめて見えるようにしとけばさらに効果は上がります。
もし作業を進めていく上で何かしら忘れていることがあれば、
「◯◯するの忘れてますよ」と助け合うこともできます。
また、第3者にミーティングに参加してもらいましょう。
違った角度からの意見がもらえるのでより作業を進めやすくなります。
特に経験の浅い社員は、まだ全体が見えない場合が多いので業務を知る上でもミーティングは必要です。
知識をつける
純粋に専門知識をつけることで失敗をする可能性は下がります。
そもそも仕事は、知識がなければ何をどうすればいいのかはわかりません。
何もわからないまま、闇雲に作業を進めても後に大きな手戻りになるだけです。
そうならないためにも勉強は大事。
・専門書を読む
・わかっている人に聞く
・実戦で教えてもらいながら覚える
やり方は様々です。
すぐに知識や技術をつけるのは難しいかもしれません。
地道に反復して理解を深めていきましょう。
頭の中でシミュレーションをする
本番や実際の作業をイメージして事前にシミュレーションをしてみましょう。
準備から片付けまで、できれば具体的にすること。
何度も何度もシミュレーションすればイメージも湧くので、
実際の作業でも動けるようになるはずです。
複数パターンシミュレーションしておけば、いざという時にも対応できるしミスも減るでしょう。
バランスの良い作業分担
作業はバランス良く振り分けましょう。
1人だけに作業の負担がかかってしまうと、
精神的にも肉体的にも疲労が溜まってしまい失敗が起こりやすくなります。
作業を分担することで、一人一人の作業量が均一化されるのでミス防止になります。
人によって得意不得意が必ずあるので、それぞれに合った作業を分担することでよりミスが防止され、作業効率も向上。
確認作業は入念に行う
作業の終わりは絶対に確認をしましょう。
ミスの原因として確認不足は特に多いです。
確認内容としては次のことが挙げられます。
・抜け漏れはないか
・次の作業に入れるか
・全ての作業が終わっているか
・他の人の作業状況はどうなのか
これらをすることで、ミスもグンと減るでしょう。
また資料系も、ミスは多く出ます。
・構成
・誤字脱字
・文字の位置
・文字の大きさ
・正しい情報が入っているか
見るべきことがたくさんあるので、セルフチェックをしたら
第3者にも確認してもらいましょう。
クロスチェックというものです。
確認は時間が許す限りした方が良いでしょう。
上司が最終チェックをするからといって手を抜いては行けません。
自分が最終確認者だと思ってチェックすることが大事です。
余裕を持った計画作り
計画は、余裕を持って立てましょう。
基本的に1日の仕事時間は8時間です。
その8時間にフルに作業を詰め込めないようにしましょう。
昼休憩があるとはいえ、8時間きっちりと作業をすることで効率は下がりミスも増えます。
人間の集中力は持っていもせいぜい持って90分程度。
集中力のない状態で作業をするのはミスの元です。
小休憩を作ったり、軽めの作業を挟んで頭を休ませましょう。
また余裕を持った計画を立てることで不測の事態にも対応できます。
深呼吸をする
忙しい時ほど深呼吸です。
業務に追われていると目の前の作業に没頭しがちです。
自分の世界に入り込んでしまうので冷静な視点を失ってしまいます。
作業自体も雑になるのでミスが生まれやすいです。
そんな時こそ、深呼吸をして心を落ち着かせましょう。
深呼吸して周りをよく見渡して、目の前の状況をよく確認しましょう。
それから次どうすればいいのか冷静に考えると良いです。
緊張感もほぐれるので得しかありません。
類似業務を参考にする
初めて担当する業務や作業は大体過去に同じような業務をしていないか確認しましょう。
なければ仕方ないですが、あればそれを参考にできます。
過去の成果品を参考にして、業務の進め方を考えましょう。
その時の注意事項なども残されていれば、今回も同じことに注意すればいいのでより失敗はなくなります。
2、人は日頃から失敗しないように予測して行動している
日常での失敗を予測した行動
私たちは日頃から先のことを考え行動しています。
・天気予報を見て雨が降りそうなら傘を携帯する
・食材がなくなりそうだからズーパーに買い出しに行く
・夜寝る時間から逆算しての行動
etc…
経験上こうしないといけないというのがわかっているからできる行動です。
それも意識してではなく、無意識で。
仕事でも同じ
極端な話、仕事も日常で考えていることの延長線上と思えばいいです。
・情報共有するためにミーティングをする。
・期限から逆算して作業を計画して行動する
経験を積めばこれらのことが当たり前のように考えられるはずです。
仕事だからといって深く考えないことが大事です。
3、まとめ
失敗をしないためには、入念な準備が大事になります。
失敗してからでは遅いので、その前に行動しましょう。
そして仕事のできる社員を目指しましょう。
終わり。
