人生経験

仕事で失敗しないために事前にできること【準備がとても重要です】

うち
こんにちは。うち(@uchi_0121_)です。
仕事で失敗しないためにはどうすればいいですか。
男性
うち
その疑問にお答えします。

本記事の内容

・仕事で失敗しないために事前にできること
・日頃から失敗しないための行動をしている

筆者の実績

・社会人歴7年

本記事は3分程度で読めます。仕事をスムーズに進めらるような思考を身につけましょう。

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1、仕事で失敗しないために事前にできること

ミーティングで情報共有

業務には関わっているけど今はどんな状況だろう?

あの人はなんの作業をやっているんだろう?

こんな状態を作らないためにも、ミーティングをして関係者全員に情報周知をしましょう。

特に経験の浅い社員は、まだ全体が見えない場合が多いので、業務を知る上でも必要です。

・今どういう状況なのか
・何をいつまでにしないといけないのか
・誰が何をするのか
・気を付けないといけない点はどこか

週に1回ないし2回はミーティングは必要です。

こうしておくことで、全員が共通目的を持って作業できます。

作業を進めていく上で何かしら忘れていることがあれば、「忘れてますよ」と助けあえます。

また、第3者にミーティングに参加してもらいましょう。

違った角度からの意見がもらえるのでより作業を進めやすくなります。

知識をつけよう

純粋に専門知識をつけて失敗をする可能性を下げましょう。

そもそも、知識がなければ何をどうすればいいのかはわかりません。

何もわからないまま、闇雲に作業を進めても後に大きな手戻りになるだけです。

そうならないためには勉強。

・専門書を読む
・わかっている人に聞く
・実戦で教えてもらいながら覚える

やり方は様々です。

地道に理解を深めていきましょう。

頭の中でシミュレーションをする

本番や実際の作業をイメージして事前にシミュレーションをしてみましょう。

最初から最後まで、できれば具体的に。

何度も何度もシミュレーションすれば実際の作業でも動けるようになるはずです。

複数パターンシミュレーションしておけば、いざという時にも対応できるしミスも減るでしょう。

バランスの良い作業分担をしよう

1人だけに作業の負担がかかってしまうと、精神的にも肉体的にも疲労が溜まってしまい失敗が起こりやすくなります。

バランスよく、作業分担することで、一人一人の作業量が均一化されるのでミス防止になります。

人によって得意不得意が必ずあるので、それぞれに合った作業を分担することでよりミスが防止され、作業効率も向上。

確認作業は入念に

作業の終わりには絶対に確認作業をしましょう。

・全ての作業が終わっているか
・抜け漏れはないか
・次の作業に入れるか
・他の人の作業状況はどうなのか

これらをすることで、ミスもグンと減るでしょう。

特に資料系のミスはたくさん出てしまいます。

・誤字脱字
・構成
・文字の位置
・文字の大きさ
・正しい情報が入っているか

見るべきことがたくさんあるので、セルフチェックをしたら、第3者にも確認してもらいましょう。

クロスチェックというものです。

資料関係は時間が許す限りした方が良いでしょう。

・余裕を持った計画作り

1日の仕事時間は8時間です。

その8時間にフルに作業を詰め込めないようにしましょう。

昼休憩があるとはいえ、8時間きっちりと作業をすることで効率は下がりミスも増えます。

人間の集中力は持っていもせいぜい持って90分程度。

集中力のない状態で作業をするのはミスの元です。

小休憩を作ったり、軽めの作業を挟んで頭を休ませましょう。

また余裕を持った計画を立てることで不測の事態にも対応できますね。

・深呼吸をしよう

忙しかったり、業務に追われていると目の前の作業に没頭してしまします。

自分の世界に入り込んでしまうので冷静な視点を失ってしましまいます。

作業自体も雑になるのでミスが生まれやすいです。

そんな時こそ、深呼吸をして心を落ち着かせましょう。

深呼吸して、周りをよく見渡して、目の前の状況をよく確認しましょう。

それから次どうすればいいのか冷静に考えると良いです。

・類似業務を参考にする

初めて担当する業務や作業は大体過去に同じような業務をしていないか確認しましょう。

なければ仕方ないですが、あればそれを参考にできます。

過去の成果品を参考にして、業務の進め方を考えましょう。

その時の注意事項なども残されていれば、今回も同じことに注意すればいいのでより失敗はなくなります。

2、人は日頃から失敗しないように予測して行動している

日常での失敗を予測した行動

私たちは日頃から先のことを考え行動しています。

・天気予報を見て雨が降りそうなら傘を携帯する
・食材がなくなりそうだからズーパーに買い出しに行く
・夜寝る時間から逆算しての行動
etc…

経験上こうしないといけないというのがわかっているからできる行動です。

それも意識してではなく、無意識で。

仕事でも同じ

極端な話、仕事も日常で考えていることの延長線上で考えればいいです。

・情報共有するためにミーティングをする。
・期限から逆算して作業を計画して行動する

経験を積めばこれらのことが当たり前のように考えられるはずです。

仕事だからといって深く考えにことが大事です。

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3、まとめ

失敗をしないためには、入念な準備が大事になります。

失敗してからでは遅いので、その前に行動しましょう。

そして仕事のできる社員を目指しましょう。

終わり。

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