本記事の内容
・仕事が忙しい人の特徴
・仕事が忙しい時にやるべきこと
筆者の実績
本記事は3分で読めます。忙しい時ほど落ち着いて作業に取り組めるよう参考にしてください。
仕事が忙しい人の特徴
全体像が見えていない
忙しい人は作業の全体像が見えていない場合が多いです。
全体が見えていないので
・何をいつまでにしないといけないのか
・全体の作業量はどのくらいか
・作業人数はどのくらいかかるのか
こういうことが把握できておらず、ただ闇雲に作業をしているのでペース配分や作業分担ができず忙しくなりがちです。
優先順位がわからない
全体像が言えていないので、必然的に作業の優先順位も分かっていないことになります。
優先順位の低いものからやったり、急ぎの作業があるのに別の作業を入れたりすることもあるでしょう。
その結果、急ぎの仕事が後回しになって残業して終わらせる羽目になってしまいます。
自分で全てを終わらそうとしている
忙しい時ほど自分で全部やろうと思いがちになります。
なぜなら、周りも忙しいし作業をお願いするのは申し訳ないと思うから。
それに、追い込まれると自分しか見えなくなって、より「やらなきゃ」という気持ちが強くなります。
周りに頼れず全部自分でするあまり、作業がどんどん
情報共有ができていない
自分で全てやろうとする余りに情報共有も疎かになります。
・進捗状況
・作業量
・問題点
この辺りは逐一上司に報告すべきです。
情報共有を怠ると、自分がやっていることが正しいのか判断がつかず意味のない作業をやる可能性もあります。
なので、情報共有ができない人は忙しくなりがちです。
いらない作業までやっている
いつも忙しくしている人って、本来はやらなくていい仕事もやっている可能性があります。
なぜなら
・作業を難しく捉えている
・するべきことが分かっていない
から。
結局、あれもこれもしないといけないと思って自分の首を絞めているパターンです。
なので、もっと物事をシンプルに捉える必要があります。
自己管理ができていない
自己管理は社会人にとっては基本中の基本です。
なぜなら、自己管理ができていないと職場に迷惑をかけたり仕事の進みが遅くなるから。
自己管理ができない人は休憩をしっかり取っていなかったり、夜遅くまで起きていて寝不足で出社したりします。
そんな状態で出社しても頭は回らないし、集中力を欠いてミスを連発するだけです。
その結果、手戻りが増え余計に作業をすることになり忙しくなってしまいます。
仕事が忙しい時にやるべきこと
やるべきことを視覚化する
まずは今あなたがやるべき仕事を箇条書きでいいので紙に洗い出しましょう。
そうすることで、あなたの仕事の全体量が見えてくると思います。
全体像が掴めれば、あなたがやるべきことが明確になるはずなので落ち着いて作業に取り掛かれるでしょう。
ちなみに、紙に書き込んでみると、作業量は意外に少ないことにはよくあるので気分が楽になりますよ。
優先度の高いものから終わらせる
作業を紙に書き出したら、次は優先順位をつけていきましょう。
優先順位の決め方は、重要度と緊急性の高いものを優先するといいです。
あるいは、簡単な作業をささっと終わらせて重要度の高い仕事に集中するのもありですね。
作業が終わるごとに、紙に書き出した項目を消していきましょう。
そうすることで、残り作業がわかるし心に余裕も生まれます。
周りに作業を振る
あなたの抱えている仕事が一人でが終わらなそうなら、迷わず作業を周りに振りましょう。
一人で、抱えても埒があかないし心身ともに疲れてしまうので。
後輩や同僚に直接お願いするのもいいし、それが難しいなら上司に相談してみましょう。
作業を振り分けてくれたり、時には協力もしてくれるので頼りになる存在なので。
しっかり休む（息抜き）
作業に没頭するのもいいですが、必ず休憩をとりましょう。
人間の集中力はせいぜい90分しか持ちません。
それ以上やっても効率が下がるだけなので休憩して脳をリフレッシュさせるといいです。
・散歩
・甘いものを食べる（チョコレート等）
・音楽を聴く
なんでもいいのであなたに合った休憩をとりましょう。
深呼吸
もしかしたら、深呼吸が一番大事かもしれません。
なぜなら、深呼吸をすることで自律神経が整えられ冷静に物事をみることができるので。
もし作業に行き詰まったり不安なことがある時は一度大きく深呼吸して周りを見渡しましょう。
脳に酸素が行き渡って、正常な思考ができるようになるし焦りも落ち着きますよ。
まとめ
今回は、仕事が忙しい時にやるべきことを紹介しました。
忙しい時はどうしても視野が狭まってしまいがちです。
そんな時こそ、落ち着いてやるべきことを整理しましょう。
できることから終わらせるのが一番大事です。
